Son las 6:15 de la mañana y el primer turno de una planta debe comenzar en menos de una hora.
En otro punto de Lima, un equipo comercial se prepara para visitar tres clientes durante la jornada. A pocos kilómetros, Recursos Humanos tiene programada una capacitación para 35 colaboradores. Mientras tanto, una delegación que acaba de llegar al aeropuerto necesita trasladarse al hotel antes de iniciar una agenda de reuniones.
Cuatro situaciones diferentes. Un mismo problema: mover personas.
Para muchas organizaciones, el transporte aparece silenciosamente detrás de decenas de actividades cotidianas. No forma parte del producto que venden ni del servicio que ofrecen, pero cuando falla puede terminar afectando reuniones, operaciones, eventos y jornadas laborales.
Por eso, contratar un servicio de movilidad empresarial en Lima no debería entenderse simplemente como conseguir un vehículo. Significa organizar cómo, cuándo y de qué manera se desplazarán las personas que forman parte de una actividad empresarial.
En Aki Móvil trabajamos precisamente sobre esa necesidad: conectar personas con los lugares donde necesitan estar para que las empresas puedan continuar con su operación.
Lima plantea una pregunta diaria a las empresas: ¿cómo movemos a nuestro equipo?
La respuesta parece sencilla hasta que comienza a crecer la cantidad de pasajeros.
Transportar a una persona hacia una reunión puede resolverse rápidamente.
Transportar a 20 trabajadores todos los días hacia una planta requiere planificación.
Movilizar 60 personas hacia un evento necesita otro tipo de organización.
Recibir una delegación internacional durante cuatro días añade todavía más variables.
Lima hace que esta planificación sea especialmente relevante.
La ciudad concentra oficinas, plantas, almacenes, hoteles, centros empresariales, aeropuertos y centros logísticos en zonas muy diferentes.
Las distancias son solamente una parte del problema.
La otra es el tiempo.
Un recorrido que parece cercano sobre un mapa puede transformarse durante determinadas horas.
Por eso, la movilidad empresarial debe analizarse desde una perspectiva operativa.
El transporte corporativo comienza antes de encender el vehículo
Hay una idea importante detrás de una buena operación de movilidad:
la ruta comienza en la planificación, no cuando parte el vehículo.
Antes de realizar un traslado deberían conocerse algunas respuestas.
- ¿Quiénes viajarán?
- ¿Dónde están?
- ¿A qué hora necesitan llegar?
- ¿Todos van hacia el mismo destino?
- ¿Regresarán juntos?
- ¿El recorrido ocurrirá una sola vez o se repetirá?
- ¿Existe equipaje?
- ¿Hay diferentes turnos?
- ¿La actividad tiene un horario que no puede modificarse?
Cada respuesta cambia la forma de organizar el servicio.
Y esto explica por qué dos empresas ubicadas incluso en el mismo distrito pueden necesitar soluciones completamente distintas.
Una oficina administrativa y una planta no se mueven igual
Pensemos en dos compañías.
La primera tiene 25 colaboradores trabajando en una oficina.
Su necesidad de movilidad aparece principalmente cuando existen reuniones externas, eventos y capacitaciones.
La segunda tiene una planta con 150 trabajadores distribuidos en tres turnos.
Su necesidad existe todos los días.
Para la primera empresa, el transporte puede contratarse cuando aparece una actividad.
- Para la segunda, probablemente sea necesario diseñar rutas.
- Ambas necesitan movilidad empresarial.
- Pero no necesitan el mismo servicio.
- Esta diferencia es fundamental.
Un proveedor de transporte corporativo debe comprender primero qué está intentando resolver la empresa antes de determinar qué unidad utilizar.
El día comienza mucho antes para algunos trabajadores
En determinados sectores, la jornada puede empezar a las 6:00 o 7:00 de la mañana.
Para llegar puntualmente, algunos trabajadores necesitan comenzar su desplazamiento mucho antes.
Si además la instalación se encuentra en una zona industrial o alejada de los principales puntos residenciales, la situación puede complicarse.
Aquí las rutas empresariales pueden cumplir una función importante.
En lugar de que cada trabajador resuelva completamente el recorrido, la compañía puede establecer determinados puntos de concentración.
Los colaboradores llegan hasta ellos y posteriormente continúan hacia el centro laboral mediante transporte corporativo.
Esto permite construir una operación alrededor de los horarios reales de la empresa.
El desafío no es recoger a todos en su casa
Cuando una compañía comienza a evaluar transporte para trabajadores puede aparecer una idea aparentemente lógica: recoger a cada persona lo más cerca posible de su domicilio.
En la práctica, esto puede producir rutas interminables.
Imaginemos 30 trabajadores y 25 puntos de recojo.
Aunque cada parada añadiera solamente unos minutos, el tiempo acumulado sería considerable.
Por eso, las rutas corporativas suelen funcionar mejor mediante puntos de concentración.
- La pregunta cambia.
- En lugar de:
- “¿Dónde vive cada trabajador?”
- se busca responder:
- “¿En qué lugares podemos concentrar a varios trabajadores sin hacer la ruta excesivamente larga?”
- Esta diferencia puede transformar completamente la eficiencia del recorrido.
El tráfico debe entrar en la reunión de planificación
Lima obliga a pensar en horarios.
No es suficiente decir:
- “Del punto A al punto B hay 12 kilómetros.”
- Lo importante es saber cuánto puede tomar ese recorrido cuando realmente se realizará.
- Una reunión a las 8:30 a. m. implica condiciones diferentes a otra programada al mediodía.
- Una ruta de trabajadores que comienza antes de las 6:00 a. m. no necesariamente tendrá el mismo comportamiento durante el retorno.
- Por eso, cuando existe una hora estricta de llegada, conviene diseñar el servicio comenzando precisamente por ella.
- Si el equipo debe estar en el destino a las 9:00 a. m., se calcula hacia atrás.
- Hora de llegada.
- Tiempo previsto de recorrido.
- Margen razonable.
- Hora de salida.
- Hora de concentración.
- Este orden reduce improvisaciones.
Tres reuniones, cuatro distritos y una sola jornada
La movilidad empresarial tampoco está relacionada únicamente con trabajadores.
- Un gerente comercial puede tener tres reuniones en un día.
- Un equipo de consultores puede visitar dos clientes.
- Una delegación extranjera puede recorrer oficinas, plantas y hoteles.
- Un equipo técnico puede desplazarse entre diferentes instalaciones.
- En estos escenarios, el desafío no está solamente en llegar.
- Está en conectar correctamente cada punto de la agenda.
Por ejemplo:
08:30 – primera reunión
10:45 – salida
11:30 – visita a cliente
13:30 – almuerzo
15:30 – reunión técnica
18:00 – hotel
Cada traslado ocupa un espacio dentro del calendario.
Ignorarlo puede convertir una agenda aparentemente viable en una secuencia imposible.
Una capacitación de 50 personas no empieza a las 9:00
Si el programa dice que la capacitación comienza a las 9:00 a. m., en realidad la logística comenzó mucho antes.
- Alguien tuvo que reservar el lugar.
- Coordinar participantes.
- Preparar materiales.
- Confirmar facilitadores.
- Y también decidir cómo llegarían los asistentes.
Cuando 50 personas deben presentarse simultáneamente en una ubicación distinta a su centro laboral, el transporte puede formar parte de la organización.
Una empresa podría establecer dos puntos de salida y utilizar diferentes unidades.
Otra podría concentrar a todos en su oficina.
Otra podría organizar rutas desde distintas sedes.
No existe una única fórmula.
La solución depende de dónde están los participantes.
El evento terminó. ¿Y ahora?
El retorno es uno de los aspectos que más fácilmente puede quedar relegado durante la planificación.
Una empresa organiza una actividad.
- Todos saben cómo llegar.
- Pero al finalizar aparecen decenas de personas buscando cómo regresar.
- Cuando el evento termina tarde o se desarrolla fuera de zonas habituales, el problema puede ser mayor.
- Por eso, una operación completa debería analizar ida y retorno desde el principio.
- Esto también permite comunicar claramente a los participantes:
- dónde saldrá la movilidad,
- a qué hora,
- qué puntos cubrirá.
Cuando llegan visitantes a Lima
Una empresa que recibe ejecutivos o clientes de otra ciudad tiene un escenario distinto.
La movilidad puede comenzar en el aeropuerto.
Después:
- hotel,
- oficinas,
- reuniones,
- planta,
- evento,
- aeropuerto nuevamente.
- En una visita de varios días pueden existir decenas de desplazamientos.
Aquí resulta mucho más útil trabajar sobre una agenda completa que coordinar cada recorrido de forma aislada.
Si el itinerario está disponible, incluso de manera preliminar, puede analizarse la secuencia de traslados.
El vehículo correcto no siempre es el más grande
Existe una tendencia natural a asociar transporte empresarial con buses.
- Pero una operación corporativa puede utilizar diferentes tipos de unidades.
- Un grupo pequeño puede requerir una van.
- Uno intermedio puede necesitar un minibus.
- Un grupo numeroso puede necesitar un bus.
- Y una operación grande puede combinar los tres.
- Supongamos que una compañía organiza una convención.
Tiene:
- 70 colaboradores,
- 12 gerentes,
- 8 invitados internacionales.
- No necesariamente todos deben viajar juntos.
- Los colaboradores podrían utilizar buses desde puntos determinados.
- Los gerentes podrían partir desde las oficinas.
- Los invitados internacionales podrían ser recogidos en su hotel.
- Todos llegan al mismo evento mediante operaciones diferentes.
- Eso también es movilidad empresarial.
Menos vehículos no siempre significa una mejor ruta
Concentrar pasajeros puede ser eficiente, pero existe un límite.
Si para llenar un único bus es necesario recorrer media ciudad recogiendo personas, quizá resulte más razonable utilizar dos rutas.
Por eso, optimizar no significa necesariamente reducir el número de vehículos.
Significa encontrar una configuración razonable entre:
- capacidad,
- distancia,
- tiempo,
- cantidad de pasajeros,
- puntos de salida.
- Cada operación debe evaluarse individualmente.
La movilidad también cambia cuando crece la empresa
Una ruta puede funcionar correctamente durante meses y después dejar de hacerlo.
¿Por qué?
- Porque las empresas cambian.
- Se incorporan trabajadores.
- Se abre una nueva sede.
- Aparece un turno adicional.
- Se traslada un almacén.
- Comienza un proyecto.
- Aumenta la presencialidad.
- Una empresa que inicialmente necesitaba una van puede posteriormente requerir un minibus.
- Una ruta puede dividirse en dos.
- Un punto de recojo puede dejar de tener sentido.
- La movilidad debe revisarse cuando cambia la operación.
No todas las necesidades tienen que ser permanentes
Una compañía puede necesitar transporte solamente durante tres semanas.
Por ejemplo, para una implementación.
Otra puede necesitarlo durante cuatro meses para un proyecto.
Otra únicamente durante dos días de convención.
Contratar un servicio de movilidad empresarial en Lima permite responder también a estas necesidades temporales.
No todo requerimiento justifica mantener vehículos propios durante todo el año.
La demanda puede aparecer y desaparecer según proyectos, temporadas y actividades.
El crecimiento temporal también cuenta
Existen empresas cuya cantidad de trabajadores aumenta durante determinadas campañas.
- Retail.
- Logística.
- Distribución.
- Manufactura.
- Proyectos.
Durante esos periodos, las rutas existentes pueden quedar pequeñas.
Esto obliga a revisar capacidad.
Tal vez sea necesario incorporar temporalmente otra unidad.
Cuando termina la campaña, la demanda vuelve a su nivel habitual.
Una solución flexible debe poder contemplar estos cambios.
¿Qué pasa cuando hay varias sedes?
Las empresas con diferentes instalaciones generan movimientos adicionales.
Un trabajador puede comenzar la jornada en una oficina y posteriormente dirigirse a una planta.
Un equipo puede reunirse en la sede principal antes de visitar un almacén.
Los ejecutivos pueden trasladarse entre oficinas.
También puede existir personal asignado temporalmente a otra ubicación.
En estos casos, la movilidad puede utilizarse como conexión entre sedes.
No necesariamente todas las rutas comienzan desde el domicilio o un punto de concentración.
También pueden comenzar dentro de la propia organización.
Una operación de movilidad empresarial puede tener muchas formas
No existe un único modelo.
Puede ser:
una van recogiendo ejecutivos en un hotel,
un minibus llevando colaboradores a una capacitación,
un bus trasladando trabajadores hacia una planta,
varias unidades movilizando asistentes a un evento,
una ruta diaria,
un servicio durante tres meses,
un traslado al aeropuerto,
una agenda de reuniones durante una semana.
Lo que une todos estos escenarios es la necesidad de transportar personas bajo una coordinación empresarial.
¿Qué debería saber una empresa antes de solicitar movilidad?
No necesita tener la operación completamente diseñada.
Pero sí conviene disponer de algunos datos.
El primero es la cantidad aproximada de pasajeros.
El segundo es saber desde dónde deben movilizarse.
El tercero es el destino.
Después aparecen los horarios.
Y finalmente la frecuencia.
Con estas cinco variables ya puede comenzar una conversación mucho más concreta:
Origen.
Destino.
Horario.
Frecuencia.
Si además existen diferentes turnos, equipaje, paradas o necesidades particulares, también deben indicarse.
El precio depende de cómo funciona la operación
Preguntar cuánto cuesta la movilidad empresarial sin describir el requerimiento es similar a preguntar cuánto cuesta un viaje sin decir el destino.
El valor depende de diferentes variables.
Una empresa puede necesitar una unidad durante una hora.
- Otra durante todo el día.
- Una puede realizar un recorrido corto.
- Otra necesita varias rutas.
- También influyen:
- cantidad de pasajeros,
- tipo de vehículo,
- distancia,
- frecuencia,
- horarios,
- paradas,
- duración,
- cantidad de unidades.
Por ello, una cotización debería construirse alrededor de la operación específica.
Antes de pedir una cotización, responde estas preguntas
Una empresa puede acelerar considerablemente el proceso si prepara esta información:
¿Cuántas personas utilizarán el servicio?
No la cantidad total de trabajadores, sino los pasajeros estimados.
¿Desde dónde saldrán?
Puede ser una oficina, hotel, punto de concentración o varios lugares.
¿Dónde necesitan llegar?
La ubicación exacta ayuda a evaluar el recorrido.
¿A qué hora deben estar allí?
Este dato puede ser más importante que la hora deseada de salida.
¿Necesitan regresar?
Debe contemplarse desde el principio.
¿Es una sola vez o será recurrente?
Una capacitación de un día y una ruta laboral diaria son operaciones diferentes.
¿Existen varios turnos?
Debe indicarse cada horario.
¿Hay equipaje?
Especialmente en servicios desde o hacia el aeropuerto.
Con estas respuestas puede comenzar a estructurarse la movilidad.
¿Comprar vehículos o tercerizar el transporte?
Cuando una necesidad se vuelve frecuente, algunas empresas se plantean esta pregunta.
Comprar vehículos significa incorporar activos y gestionar directamente diferentes aspectos de la operación.
Tercerizar significa contratar el transporte según los requerimientos establecidos.
La decisión depende de cada compañía.
Sin embargo, cuando existe una demanda variable, la tercerización ofrece una característica especialmente relevante: capacidad de adaptación.
Una empresa puede necesitar dos unidades este mes y una configuración distinta durante una campaña.
También puede requerir un vehículo diferente según la actividad.
Esto evita diseñar toda la movilidad alrededor de una única unidad propia.
Una pregunta sencilla que puede mejorar una ruta
Cuando una operación lleva tiempo funcionando, conviene preguntar:
¿Diseñaríamos hoy esta ruta exactamente de la misma manera?
Si la respuesta es no, probablemente exista espacio para revisarla.
Tal vez cambiaron los trabajadores.
Tal vez una parada ya tiene pocos pasajeros.
Tal vez otro punto concentra ahora más personas.
Tal vez el horario debería modificarse.
Las rutas empresariales no deberían mantenerse únicamente porque “siempre se hicieron así”.
La operación actual debe ser la referencia.
Movilidad empresarial para RR. HH.
Recursos Humanos puede encontrar en el transporte una herramienta para determinadas necesidades de personal.
Especialmente cuando existen:
- centros laborales alejados,
- turnos especiales,
- capacitaciones,
- inducciones,
- eventos,
- actividades internas.
Para diseñar una ruta, RR. HH. puede aportar información fundamental sobre la distribución y horarios de los trabajadores.
Esto permite tomar decisiones utilizando datos reales.
Movilidad para Administración y Servicios Generales
En otras compañías, la gestión recae sobre Administración, Compras o Servicios Generales.
Estas áreas suelen recibir requerimientos de diferentes equipos:
- “Necesitamos transporte para una capacitación.”
- “Llegan seis ejecutivos.”
- “Tenemos una visita a planta.”
- “Necesitamos movilidad para el evento.”
Centralizar estos requerimientos puede ayudar a establecer procedimientos de contratación y coordinación más ordenados.
Movilidad para Operaciones
Para Operaciones, el transporte puede tener una relación todavía más directa con el funcionamiento diario.
Cuando un turno depende de que determinado número de trabajadores esté presente a una hora concreta, la movilidad adquiere importancia operacional.
Esto ocurre especialmente en:
- plantas,
- almacenes,
- centros de distribución,
- proyectos,
- operaciones con turnos.
- Aquí la puntualidad no afecta únicamente al pasajero.
- Puede afectar el inicio de actividades.
La movilidad empresarial no debería sentirse complicada
Una empresa no necesita convertirse en especialista en transporte para contratarlo.
Lo importante es explicar correctamente qué necesita resolver.
Por ejemplo:
“Tenemos 28 trabajadores que deben llegar a nuestra planta de lunes a viernes antes de las 7:00 a. m. Actualmente se concentran principalmente en tres zonas.”
Esa información es mucho más útil que simplemente decir:
- “Necesitamos un bus.”
- Porque quizá después del análisis la solución adecuada no sea un único bus.
- Puede ser otra configuración.
- Primero se entiende la necesidad.
- Después se evalúa la movilidad.
Aki Móvil: soluciones de movilidad para el ritmo real de las empresas
- Cada empresa se mueve de manera diferente.
- Algunas necesitan rutas todos los días.
- Otras necesitan transporte cuando realizan capacitaciones.
- Algunas reciben delegaciones internacionales.
- Otras movilizan equipos hacia plantas y almacenes.
- También existen compañías que solamente necesitan una unidad algunas veces al mes.
En Aki Móvil brindamos servicio de movilidad empresarial en Lima orientado a organizaciones que buscan planificar el traslado de colaboradores, ejecutivos, visitantes, clientes y grupos corporativos.
Evaluamos cada requerimiento según su operación, considerando aspectos como cantidad de pasajeros, rutas, horarios, frecuencia y características del servicio.
La solución puede contemplar diferentes necesidades de transporte corporativo:
rutas para trabajadores, traslados ejecutivos, movilidad para capacitaciones, transporte para eventos, visitas empresariales, delegaciones, traslados desde y hacia el aeropuerto, proyectos temporales y recorridos entre diferentes instalaciones.
Si tu empresa necesita movilidad, no es necesario comenzar eligiendo un vehículo.
Comienza explicándonos la operación.
Cuéntanos cuántas personas necesitas movilizar, desde dónde salen, hacia dónde deben llegar, en qué horario y con qué frecuencia.
Con esa información podremos evaluar una alternativa acorde con el requerimiento.
Aki Móvil – Movilidad empresarial y transporte corporativo para organizaciones que necesitan seguir avanzando.
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